Kryteria oceny ofert formalne i materialne

W dzisiejszym artykule przyjrzymy się metodom oceny ofert oraz metodom ich oceny, które są kluczowymi elementami procesu wyboru najkorzystniejszej propozycji w zamówieniach publicznych.

Formalna ocena ofert – krok po kroku przez wymagania prawne

Na etapie oceny formalnej sprawdzane jest, czy oferta spełnia wymagania określone w przepisach prawa, by uznać ją za ofertę w rozumieniu prawa cywilnego. Dotyczy to m.in. kwestii podpisu elektronicznego – w postępowaniach unijnych oferta musi zostać podpisana wyłącznie podpisem kwalifikowanym; użycie podpisu osobistego czy zaufanego prowadzi do jej odrzucenia. Jeśli podpis kwalifikowany utracił ważność już po podpisaniu oferty, nie jest to podstawą do jej wykluczenia – kluczowy jest moment złożenia podpisu.

Podpis elektroniczny w zamówieniach publicznych – czego unikać?

Jeżeli wykonawca użyje tzw. podpisu zewnętrznego, do oferty musi dołączyć oddzielny plik podpisu – brak takiego pliku nie może być uzupełniony i skutkuje odrzuceniem oferty.

Pełnomocnictwo w zamówieniach publicznych – kiedy jest konieczne i jak je prawidłowo złożyć?

Oferta powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy. Jeżeli z dokumentów rejestrowych nie wynika takie uprawnienie, niezbędne jest dołączenie pełnomocnictwa w wymaganej formie. W postępowaniach unijnych pełnomocnictwo powinno mieć formę elektroniczną lub być cyfrowym odwzorowaniem dokumentu poświadczonym podpisem kwalifikowanym mocodawcy. W postępowaniach krajowych dopuszczalne jest również poświadczenie podpisem zaufanym lub osobistym. Jeżeli pełnomocnictwo jest nieprawidłowe lub nie zostało załączone, zamawiający wzywa wykonawcę do uzupełnienia lub poprawienia tego dokumentu w wyznaczonym terminie. Oferta zostanie odrzucona dopiero w razie niedopełnienia tego obowiązku.

Jak nie popełnić błędów przy składaniu ofert elektronicznych?

W trakcie oceny formalnej sprawdzane jest również, czy spełnione zostały wymogi techniczne dotyczące złożenia oferty – zamawiający wyznacza konkretne narzędzie elektroniczne (np. platformę e-zamówienia), za pośrednictwem którego oferta musi zostać przekazana. Niedopuszczalne jest składanie ofert przez tradycyjną pocztę elektroniczną.

Wadium – strażnik powagi oferty w postępowaniu przetargowym

Zamawiający dokonuje także weryfikacji ustanowienia wadium, jeżeli było ono wymagane – musi ono być wniesione w odpowiedniej formie, w terminie i pokrywać pełen okres związania ofertą. Braki lub nieprawidłowości w zakresie wniesienia wadium skutkują odrzuceniem oferty.

Złożenie oferty na platformie e-zamówienia – co kontroluje zamawiający?

Narzędzia do składania ofert są wyposażone w moduły uniemożliwiające zapoznanie się z treścią ofert przed terminem ich otwarcia. Wykonawca musi korzystać wyłącznie z wskazanych przez zamawiającego środków komunikacji elektronicznej.

Kiedy brak dokumentów oznacza odrzucenie oferty?

Dodatkową częścią oceny formalnej jest również weryfikacja, czy zostały złożone wszystkie wymagane dokumenty i oświadczenia, w tym przedmiotowe środki dowodowe. Brak tych dokumentów pociąga za sobą ustawowe konsekwencje, które również mogą prowadzić do odrzucenia oferty, jeśli nie zostaną one uzupełnione zgodnie z przepisami.

Znaczenie przedmiotowych środków dowodowych w ocenie ofert

Rola przedmiotowych środków dowodowych w postępowaniu zamówieniowym jest uzależniona od tego, jak zamawiający przewidział ich wykorzystanie w dokumentacji. W sytuacji, gdy środki te służą do przyznania punktów w ramach kryteriów oceny ofert, ich brak oznacza automatyczne odrzucenie oferty — w takim przypadku nie ma możliwości wezwania wykonawcy do ich uzupełnienia. Natomiast, gdy głównym zadaniem tych dokumentów jest potwierdzenie, że zaoferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają warunki zamówienia, zamawiający może wezwać do ich uzupełnienia tylko wtedy, gdy taka opcja została przewidziana w dokumentach postępowania. Jeżeli nie, to brak tych dokumentów skutkuje odrzuceniem oferty, podobnie jak sytuacja, gdy wykonawca nie odpowie na wezwanie do ich uzupełnienia.

Merytoryczna analiza treści oferty – na co zwracać uwagę?

Analiza merytoryczna skupia się na tym, czy oferta jest w pełni zgodna z wymogami określonymi w dokumentacji przetargowej, a przede wszystkim z opisem przedmiotu zamówienia. Wykonawca, który zaproponuje realizację dostaw, usług lub robót w sposób rażąco sprzeczny z wymaganiami zamawiającego, naraża się na odrzucenie swojej oferty. Jeśli natomiast istnieją wątpliwości dotyczące treści oferty lub załączonych środków dowodowych, zamawiający powinien poprosić o wyjaśnienia. Jednakże wyjaśnienia te nie mogą prowadzić do zmiany samej oferty – negocjacje na tym etapie są niedopuszczalne.

Poprawianie omyłek – kiedy i jak można korygować ofertę?

Zamawiający ma obowiązek poprawić oczywiste błędy w ofercie, takie jak oczywiste omyłki pisarskie (np. literówka „mn” zamiast „ml”) czy oczywiste błędy rachunkowe (np. nieprawidłowe wyliczenie ceny brutto przy prawidłowej stawce VAT). Omyłki te muszą być na tyle oczywiste, by każdy rozsądny obserwator mógł je bez trudu zauważyć, bez konieczności konsultacji z wykonawcą. Trzeba jednak pamiętać, że błędne zastosowanie stawki podatku VAT jest oceniane jako błąd w obliczeniu ceny i skutkuje odrzuceniem oferty.

Inne niż oczywiste omyłki, które dotyczą np. rozbieżności między danymi w formularzu ofertowym, można poprawić za zgodą wykonawcy. Zamawiający powinien wtedy wyznaczyć wykonawcy termin na wyrażenie zgody lub sprzeciwu wobec poprawienia błędu. Milczenie ze strony wykonawcy w tym zakresie jest traktowane jako akceptacja poprawki, natomiast wyraźny sprzeciw skutkuje odrzuceniem oferty. O każdej dokonanej poprawce, również tej oczywistej, wykonawca musi być poinformowany.

Rażąco niska cena – jak zamawiający powinien ją ocenić?

Istotnym elementem merytorycznej oceny jest także sprawdzenie, czy zaoferowana cena nie jest rażąco niska. W takiej sytuacji oferta może zostać odrzucona, ale ten proces wymaga szczegółowej analizy – nie jest to automatyczna przesłanka odrzucenia. Jeżeli cena lub jej istotne części wydają się podejrzanie niskie w kontekście przedmiotu zamówienia, zamawiający ma obowiązek zażądać od wykonawcy wyjaśnień oraz dowodów uzasadniających ustalenia cenowe. Można tu mówić o cenie odbiegającej znacznie od warunków rynkowych, która prawdopodobnie nie pozwala na pokrycie kosztów wykonania zamówienia.

Do oceny często wykorzystuje się porównanie ceny oferty z innymi ofertami lub z wartością zamówienia oszacowaną przed postępowaniem. Ustawodawca wskazuje, że jeżeli cena jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT lub od średniej arytmetycznej cen z innych ofert, to zamawiający powinien poprosić o wyjaśnienia. Oczywiście, próg ten nie jest bezwzględny i może być różnie interpretowany w zależności od specyfiki branży i aktualnych warunków rynkowych.

Obowiązki wykonawcy przy wyjaśnianiu rażąco niskiej ceny

Wykonawca musi udzielić zamawiającemu pełnych i rzetelnych wyjaśnień w określonym terminie. Mogą one dotyczyć m.in. szczególnych metod organizacji pracy, korzystnych warunków uzyskanych u podwykonawców, czy sposobu uwzględnienia przepisów prawa pracy i wymogów środowiskowych. Niedostarczenie takich wyjaśnień albo niemożność wykazania, że cena nie jest rażąco niska, skutkuje odrzuceniem oferty.

Wyjaśnianie treści oferty i dokumentów – co na to praktyka sądowa?

Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty oraz dokumentów lub oświadczeń załączonych do niej. Jak wskazał Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 27 września 2023 r. (sygn. akt XXIII Zs 6/23), wyjaśnienia te mają charakter interpretacji stanowiska złożonego przez wykonawcę i dotyczą wykładni zawartości oferty lub załączników. Stanowisko to jest szersze niż ograniczenie się do błędnych oświadczeń woli, co jest zgodne z dosłownym brzmieniem art. 223 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Masz pytania dotyczące składania lub oceny ofert w postępowaniach przetargowych? Chcesz mieć pewność, że Twoja oferta spełnia wszystkie wymogi formalne i merytoryczne? A może Zamawiający niesłusznie wezwał Cię do wyjaśnień lub wykluczył z postępowania? W takim wypadku niezbędne może być skuteczne odwołanie do KIO. Zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią – nasi doświadczeni prawnicy specjalizujący się w prawie zamówień publicznych chętnie udzielą Ci fachowego wsparcia i odpowiedzą na wszystkie Twoje wątpliwości.