Elektronizacja zamówień publicznych w praktyce – jak wygląda proces krok po kroku

Rewolucja cyfrowa a postępowania zamówieniowe

Cyfryzacja zamówień publicznych stanowi dziś fundament skutecznego i zgodnego z prawem procesu udzielania zamówień w ramach Prawa zamówień publicznych (PZP). Wdrożenie środków komunikacji elektronicznej jest nie tylko wyrazem zgodności z regulacjami unijnymi i krajowymi, lecz przede wszystkim gwarancją transparentności, równego dostępu wykonawców oraz usprawnienia procedur. Jednakże pomimo niekwestionowanych korzyści, proces digitalizacji niesie ze sobą również wyzwania o charakterze technicznym i organizacyjnym, których znajomość jest kluczowa dla prawidłowego przebiegu postępowań i minimalizacji ryzyka prawnego.

Stopniowe wdrażanie rozwiązań elektronicznych

Proces cyfryzacji zamówień publicznych przebiegał etapami. Pierwszym krokiem było wprowadzenie elektronicznej publikacji ogłoszeń o przetargach. Następnie rozszerzono zakres zastosowania technologii o elektroniczne udostępnianie dokumentacji zamówieniowej, w tym specyfikacji warunków zamówienia, a także korespondencję prowadzoną między zamawiającymi a wykonawcami w formie elektronicznej.

Kompleksowa elektronizacja i dedykowane platformy

Współcześnie cały proces udzielania zamówień publicznych, włączając składanie ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, realizowany jest w sposób w pełni elektroniczny. Wszystkie czynności odbywają się za pośrednictwem specjalistycznych platform elektronicznych, które zapewniają zarówno szybkość, jak i przejrzystość prowadzonych procedur.

Korzyści wynikające z elektronizacji

Zastosowanie środków komunikacji elektronicznej znacząco podniosło efektywność procesu zamówieniowego. Umożliwia to nie tylko przyspieszenie przebiegu postępowań, ale również zwiększa ich transparentność. Dodatkowo, elektronizacja sprzyja rozszerzeniu dostępu do zamówień, umożliwiając uczestnictwo podmiotom działającym na znacznych odległościach od zamawiającego, co przyczynia się do wzrostu konkurencyjności i otwartości rynku.

Elektroniczne kanały komunikacji w zamówieniach publicznych –krok po kroku

W codziennej praktyce zamawiający realizują postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, korzystając z różnych środków komunikacji elektronicznej. Do najczęściej stosowanych należą:

1. Poczta elektroniczna
   Podstawowym narzędziem jest tradycyjny e-mail, którego adres zamawiający wskazuje w dokumentacji związanej z postępowaniem. Pozwala on na szybki, bezpośredni kontakt i sprawne przekazywanie informacji.
2. Komercyjne platformy zakupowe
   Coraz popularniejsze stają się profesjonalne narzędzia elektroniczne, tzw. platformy zakupowe. Zamawiający, który opłaci dostęp, zyskuje kompleksową obsługę całego procesu – od publikacji ogłoszeń, przez udostępnianie dokumentów, korespondencję, aż po złożenie i otwarcie zaszyfrowanych ofert na dedykowanej stronie internetowej.
3. Platforma e-Zamówienia (e-zamowienia.gov.pl)
   To bezpłatne rozwiązanie przygotowane przez Urząd Zamówień Publicznych. Platforma rządowa posiada funkcjonalności analogiczne do komercyjnych konkurentów: pozwala nie tylko zarządzać komunikacją i ofertami online, ale wyposażona jest również w moduły publikacji ogłoszeń, prowadzenia planów postępowań czy sporządzania sprawozdań, czyniąc ją wszechstronnym narzędziem dla instytucji publicznych.

Decyzja o tym, które narzędzie wybrać, należy każdorazowo do zamawiającego – może on postawić na jeden kanał komunikacji lub korzystać z kilku równolegle.

Standard, ale z wyjątkami

Cyfryzacja zamówień publicznych,  stanowi obecnie podstawowy standard w komunikacji. Trzeba jednak pamiętać, że prawo przewiduje w tym zakresie pewne odstępstwa. Przykładowo – w trakcie negocjacji lub dialogu możliwe jest wykorzystanie formy ustnej do przekazywania informacji, pod warunkiem, że komunikacja ta nie dotyczy kluczowych etapów: ogłoszenia, dokumentów, wniosków czy samych ofert. Dla bezpieczeństwa i przejrzystości wszelką ustną komunikację należy każdorazowo zarejestrować – czy to w formie notatki służbowej, protokołu, czy zapisu audiowizualnego.

Wyjątki od obowiązku komunikacji elektronicznej – oświadczenia i podpisy w zamówieniach publicznych

Prawo zamówień publicznych przewiduje wyjątkowe przypadki, w których można odstąpić od zasady elektronicznej formy komunikacji podczas postępowania. Okoliczności te precyzuje art. 65 PrZamPubl. Przykładowo, ustawodawca dopuścił możliwość wykorzystania tzw. podpisu zaufanego w kontaktach z organami administracji publicznej – stąd w niektórych przypadkach nie jest konieczne zachowanie ścisłej formy elektronicznej.

Kluczowe znaczenie dla wykonawców ma rodzaj podpisu, jakim opatrują ofertę. Dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym są uznawane za zachowujące formę elektroniczną, a tym samym – zgodnie z art. 781 Kodeksu cywilnego – równoważne są z formą pisemną.

Inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku podpisu osobistego lub zaufanego. Dokumenty podpisane właśnie w ten sposób nie spełniają wymogów pełnej formy elektronicznej wymaganej w niektórych postępowaniach, stanowiąc zamiast tego tzw. kwalifikowaną formę dokumentową (warto pamiętać, że sama forma dokumentowa – zgodnie z art. 772 Kodeksu cywilnego – nie wymaga podpisu).

Z perspektywy przepisów zamówień publicznych, mówimy więc o postaci elektronicznej z podpisem osobistym lub zaufanym, odróżniając ją wyraźnie od kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Wymogi formalne dla wykonawców – krajowe i unijne formy składania ofert

W przypadku postępowań podlegających regulacjom unijnym, jedyną dopuszczalną formą oferty jest pełna forma elektroniczna, czyli dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Natomiast w zamówieniach krajowych wykonawca może wybrać, czy ofertę złoży w formie elektronicznej (z podpisem kwalifikowanym), czy też w postaci elektronicznej podpisanej osobistym albo zaufanym podpisem – decyzja leży po jego stronie.

Niedochowanie właściwej formy – w szczególności niewłaściwe podpisanie oferty – skutkuje obligatoryjnym odrzuceniem na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 PrZamPubl. To uchybienie jest nieusuwalne: zamawiający nie może zwrócić się do wykonawcy o uzupełnienie braku, nawet jeśli oferta byłaby wyjątkowo korzystna.

Jeśli po przeczytaniu artykułu masz jakiekolwiek pytania, wątpliwości lub potrzebujesz wsparcia w zakresie prawa zamówień publicznych — serdecznie zachęcam do kontaktu z naszą kancelarią. Oferujemy profesjonalną i kompleksową pomoc prawną na każdym etapie postępowań przetargowych: od analizy dokumentacji, przez przygotowanie i składanie ofert, aż po reprezentację w sporach, w tym skuteczne odwołanie do KIO, przed Krajową Izbą Odwoławczą i sądami.