Umowa w zamówieniach publicznych – forma, treść i najważniejsze obowiązki
Zawieranie umów w zamówieniach publicznych to proces, który – w zależności od trybów zawierania umowy – musi spełniać określone wymogi formalne, aby był ważny i skuteczny. Czy wiesz, że w większości przypadków umowa musi mieć formę pisemną, a brak tej formy skutkuje jej nieważnością? A może zastanawiasz się, czy można podpisać umowę elektronicznie lub w jaki sposób można zmieniać już zawarte kontrakty? Odpowiedzi na te pytania są nie tylko kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania zamówień publicznych, lecz także wpływają na bezpieczeństwo i przewidywalność relacji między zamawiającym a wykonawcą.
W naszym artykule wyjaśniamy podstawowe zasady dotyczące formy umowy w zamówieniach publicznych oraz opisujemy, jakie tryby zawierania umowy przewiduje prawo. Omawiamy dopuszczalne wyjątki i nowoczesne rozwiązania, takie jak elektroniczna forma zawarcia umowy oraz formy hybrydowe. Przybliżamy też zasady dotyczące czasu obowiązywania umów – tu również obowiązują konkretne reguły i wyjątki, które każda ze stron powinna znać.
Forma umowy w zamówieniach publicznych
Zgodnie z art. 432 ustawy Prawo zamówień publicznych, każda umowa dotycząca zamówienia publicznego musi zostać zawarta na piśmie, pod rygorem nieważności. Oznacza to, że dokument musi być podpisany własnoręcznie przez obie strony kontraktu. Zazwyczaj podpis następuje w obecności obu stron – najczęściej u zamawiającego. Jednak dopuszcza się również zawarcie umowy korespondencyjnie, co może wydłużyć czas formalności, gdyż wymaga wymiany podpisanych dokumentów.
Umowa elektroniczna
Ustawa dopuszcza także możliwość zawierania umów w formie elektronicznej, pod warunkiem że dokument opatrzony jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym każdej ze stron (art. 781 Kodeksu cywilnego). Tak podpisana umowa ma taką samą moc prawną jak jej papierowy odpowiednik. Ponadto możliwe jest przesłanie oświadczenia woli elektronicznie, co znacznie usprawnia komunikację między stronami. Przykład: umowa na zakup i wdrożenie systemu informatycznego zawarta elektronicznie.
Forma hybrydowa – połączenie tradycji i nowoczesności
W praktyce można też stosować formę hybrydową – jedna ze stron podpisuje dokument elektronicznie, druga odręcznie. Warunkiem ważności takiej umowy jest wymiana dokumentów zawierających podpisy obu stron, tak aby każda z nich posiadała egzemplarz podpisany przez kontrahenta.
Wyższe formy umów – kiedy są wymagane?
W niektórych sytuacjach prawo wymaga stosowania tzw. form „wyższych” niż pisemna, czyli chociażby podpisu notarialnie poświadczonego, daty pewnej czy aktu notarialnego. Są to wyjątki i pojawiają się wtedy, gdy tak stanowią przepisy szczególne. W praktyce są to raczej sytuacje incydentalne.
Zmiany i odstąpienia od umowy – forma dokumentowa
Warto podkreślić, że wymóg określonej formy dotyczy także wszelkich zmian umowy – powinny one być zawarte w takiej samej formie jak umowa pierwotna. Natomiast odstąpienie od umowy czy jej wypowiedzenie wymaga jedynie zachowania formy dokumentowej, czyli takiej, która pozwala na utrwalenie oświadczenia woli i jednoznaczną identyfikację osoby, która je składa.
Czas obowiązywania umowy w zamówieniach publicznych
Zasadniczo umowy zawierane są na czas oznaczony, który nie może przekroczyć 4 lat. Przewidziano to, by wymusić regularne przeprowadzanie postępowań przetargowych i sprzyjać konkurencji na rynku zamówień publicznych. Jednak istnieją istotne wyjątki.
Po pierwsze, zgodnie z art. 434 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, umowa może zostać zawarta na okres dłuższy niż 4 lata, jeśli dotyczy usług powtarzających się lub ciągłych, a dłuższy czas realizacji jest ekonomicznie uzasadniony – np. obniża koszty lub jest związany ze zdolnościami płatniczymi zamawiającego (jak w przypadku umowy kredytu).
Po drugie, art. 435 tej ustawy wymienia konkretne usługi, które mogą być świadczone na podstawie umowy zawartej na czas nieoznaczony. Należą do nich między innymi: dostawy wody i odprowadzanie ścieków przez sieć wodno-kanalizacyjną, dostawy gazu i ciepła z odpowiednich sieci, licencje na oprogramowanie komputerowe oraz usługi przesyłowe i dystrybucyjne energii elektrycznej i gazu ziemnego. Jest to katalog zamknięty.
Zapraszamy do kontaktu
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące prawidłowego zawarcia umowy w zamówieniach publicznych, wątpliwości co do formy umowy lub potrzebują wsparcia przy zmianach w kontraktach, zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią. Oferujemy profesjonalne doradztwo na każdym etapie procesu – od analizy dokumentacji, poprzez pomoc w stosowaniu właściwych form prawnych, aż po negocjacje i przygotowanie umów.
Zamówienia publiczne bywają skomplikowane i wymagają dogłębnej znajomości przepisów oraz praktyki, dlatego warto powierzyć je specjalistom. Nie zwlekaj z reakcją na błędy przetargowe, skorzystaj z pomocy, by złożyć skuteczne odwołanie do KIO. Z nami zminimalizujesz ryzyko błędów formalnych i osiągniesz pełną ochronę swoich interesów prawnych. Zapraszamy do rozmowy – chętnie odpowiemy na wszystkie Państwa pytania i wskażemy najkorzystniejsze rozwiązania dostosowane do specyfiki prowadzonej działalności.
