ADR– skuteczna alternatywa dla procesu

ADR (ang. alternative dispute resolution), czyli alternatywne metody rozwiązywania sporów, to zagadnienie, które w  ostatnich latach  zyskuje na znaczeniu. Zgodnie z nowymi przepisami (art. 591–595 Pzp), postępowania mediacyjne i inne formy dialogu pozasądowego są nie tylko legalne, ale wręcz promowane jako efektywna alternatywa dla czasochłonnych procesów sądowych. Ustawodawca docenia, że takie rozwiązania zwykle pozwalają szybciej i taniej osiągnąć kompromis satysfakcjonujący dla wszystkich stron.

Jakie spory obejmują metody pozasądowe?

Polubowne narzędzia stosuje się przede wszystkim wobec sporów majątkowych związanych z realizacją zamówień publicznych – czyli takich, w których możliwe jest osiągnięcie porozumienia (tzw. zdatność ugodowa). Wyłączone są natomiast te spory, których zakończenie w drodze ugody naruszałoby przepisy prawa, np. dotyczące niedozwolonych zmian kontraktu przetargowego.

Polubowne postępowanie może skutkować zawarciem ugody, ale także wyjaśnieniem spornych kwestii – co może sprawić, że jedna ze stron zdecyduje się wycofać swoje żądania.

Dla porządku przypomnijmy, czym jest mediacja oraz jakie inne pozasądowe, czyli alternatywne, metody rozwiązywania sporów można wyróżnić:

Mediacja polega na dążeniu do wypracowania rozwiązania akceptowalnego dla wszystkich uczestników konfliktu. Odbywa się w formie dobrowolnych i poufnych rozmów z udziałem neutralnego, bezstronnego mediatora, który czuwa nad przebiegiem negocjacji, wspiera komunikację między stronami i pomaga łagodzić napięcia.

Kto może skorzystać z mediacji?

Prawo do skorzystania z pozasądowych środków rozwiązywania sporów przysługuje każdemu uczestnikowi umowy w sprawie zamówienia publicznego, czyli zamawiającemu i wykonawcy. Przepisy nie zamykają katalogu dostępnych form – możliwe jest zarówno zlecenie sprawy Sądowi Polubownemu przy Prokuratorii Generalnej RP, wybranemu mediatorowi, jak i innej osobie specjalizującej się w rozwiązywaniu takich sporów.

Mediację można wszcząć na podstawie zapisu umownego (czyli już na etapie zawierania kontraktu), ale też w wyniku zgodnej woli stron po powstaniu sporu.

Czy mediacja jest obowiązkowa?

Co do zasady strony mają swobodę w wyborze polubownej drogi, lecz jeśli sprawa trafi do sądu, w pozwie lub odpowiedzi należy wskazać, czy podjęto próbę mediacji – w przypadku jej braku konieczne jest uzasadnienie tej decyzji.

Dla zamówień o szczególnie wysokiej wartości (co najmniej 10 mln euro dla dostaw i usług oraz 20 mln euro dla robót budowlanych) sąd ma obowiązek skierować strony do mediacji lub Sadu Polubownego przy Prokuratorii Generalnej RP. Jeśli strony wybrały innego mediatora bądź osobę prowadzącą mediację, sąd uwzględnia ich wybór. W razie braku decyzji, mediator zostaje wskazany przez sąd.

Kto może być mediatorem?

Mediator lub osoba prowadząca inne pozasądowe rozwiązanie sporu powinna posiadać doświadczenie w mediacjach cywilnych i w problematyce zamówień publicznych, a przy tym gwarantować bezstronność. Przepisy wprost zabraniają, aby mediator reprezentował którąkolwiek ze stron w prowadzonym później postępowaniu sądowym. Ma to zapewnić pełną neutralność procesu.

• Negocjacje to forma rozmów bez udziału osób trzecich, prowadzonych pomiędzy stronami w celu osiągnięcia porozumienia satysfakcjonującego obie strony. Uczestnicy samodzielnie uzgadniają warunki rozstrzygnięcia sporu.
• Koncyliacja polega na przekazaniu sporu do rozpoznania niezależnemu koncyliatorowi lub powołanej w tym celu komisji. Po wysłuchaniu argumentów stron koncyliator lub komisja proponuje rozwiązanie, które może zostać zaakceptowane przez obie strony, bądź ułatwia im wypracowanie własnego porozumienia.
• Arbitraż jest formą rozstrzygania sporów przez sąd polubowny według określonych procedur. Zasady te mogą być ustalone przez strony w momencie zawierania umowy albo w późniejszym czasie. Możliwe jest także oparcie się na gotowych regulaminach stałych sądów arbitrażowych.

O czym powinien pamiętać zamawiający z sektora finansów publicznych?

Dla jednostek sektora finansów publicznych (np. urzędów, pozostałych instytucji publicznych) kluczowe jest dokonanie pisemnej oceny, czy zawarcie ugody jest korzystniejsze niż prowadzenie sporu sądowego lub arbitrażowego – z uwzględnieniem zarówno zasadności roszczeń, jak i potencjalnych kosztów i czasu postępowania. Dotyczy to również postępowań, w których konieczne było złożenie – odwołanie do KIO.

Warto podkreślić, że polubowne metody rozwiązywania sporów pozwalają często skutecznie zamknąć spór bez konieczności angażowania sądu, oszczędzając czas, pieniądze i nerwy obu stronom postępowania. Jeśli masz pytania dotyczące mediacji lub rozważasz zastosowanie rozwiązań alternatywnych w swojej sprawie zamówieniowej, zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią – nasi prawnicy wyjaśnią możliwości, pomogą przygotować się do mediacji i zadbają o profesjonalną ochronę Twoich interesów przez cały proces. Zapraszamy do współpracy!