Aukcja elektroniczna w zamówieniach publicznych – mechanizm wyboru najkorzystniejszej oferty

Aukcja elektroniczna stanowi szczególny sposób przeprowadzenia procedury wyłaniania najkorzystniejszej oferty w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Nie jest samodzielnym trybem, lecz etapem procesu, umożliwiającym wykonawcom poprawę oferowanych warunków, przede wszystkim ceny, po upływie terminu składania ofert.

Charakterystyka postępowania aukcyjnego

Wykonawcy, których oferty zostały uprzednio ocenione i nie odrzucone w części formalnej oraz merytorycznej, są zapraszani do udziału w licytacji przeprowadzanej w formie elektronicznej. Przeprowadzenie aukcji wymaga uprzedniego przewidzenia takiego trybu w ogłoszeniu lub w dokumentach zamówienia, co stanowi warunek jej ważności.

Przebieg aukcji elektronicznej

Aukcja jest realizowana za pomocą dedykowanego systemu teleinformatycznego, który zapewnia równość i transparentność procesu oraz automatyczną klasyfikację złożonych postąpień w czasie rzeczywistym. Uczestnicy mają stały dostęp do informacji o aktualnej pozycji własnej oferty oraz oferty najkorzystniejszej, przy zachowaniu anonimowości – tożsamość przekazywana jest dopiero po zamknięciu aukcji.

System umożliwia dynamiczne podejmowanie decyzji w zakresie składania kolejnych, korzystniejszych propozycji w wyznaczonym przez zamawiającego czasie, zwykle od 3 do 5 minut. Minimalna wartość postąpienia jest określona w zaproszeniu do aukcji i każde złożone oświadczenie musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co potwierdza jego autentyczność i integralność. Radca prawny zamówienia publiczne Warszawa doradza również w kwestiach minimalizacji ryzyka przy przygotowywaniu ofert do aukcji. Fachowa pomoc pozwala uniknąć odrzucenia oferty z przyczyn formalnych. 

Najczęściej występujące problemy proceduralne

Mimo że aukcja elektroniczna ma charakter zautomatyzowany i transparentny, praktyka wskazuje na ryzyko wystąpienia szeregu nieprawidłowości, które mogą mieć istotny wpływ na wynik postępowania:

•       Niedopuszczenie wykonawcy do udziału w licytacji – prawo zamówień publicznych nie przewiduje obowiązku wcześniejszego poinformowania wykonawcy o odrzuceniu jego oferty, co skutkuje sytuacją, że decyzję o wykluczeniu pozna on najczęściej dopiero po zakończeniu aukcji. Wykonawca w takiej sytuacji ma prawo wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO), domagając się unieważnienia czynności i powtórzenia aukcji z jego udziałem.
•       Dopuszczenie do aukcji wykonawcy, którego oferta powinna zostać odrzucona – taki stan rzeczy stanowi naruszenie zasad równego traktowania i uczciwej konkurencji, a także może skutkować wypaczeniem wyniku licytacji. Pozostali uczestnicy mogą skutecznie zabezpieczyć swoje prawa, wnosząc odwołanie do KIO.
•       Awaria systemu lub błędy techniczne – zakłócenia w działaniu platformy, błędne skonfigurowanie aukcji czy nieprawidłowości w przekazywaniu informacji skutkują koniecznością unieważnienia aukcji i jej powtórzenia.

Jeżeli pojawią się wątpliwości co do przebiegu aukcji, warto zgłosić odwołanie przetargu radca prawny. Taka procedura pozwala na szybkie weryfikowanie ewentualnych naruszeń formalnych i merytorycznych. Warto podkreślić, że niedogodności techniczne, które leżą po stronie wykonawcy, takie jak awarie jego urządzeń lub problemy z dostępem do internetu, nie stanowią podstawy do kwestionowania ważności aukcji.

Ochrona prawna wykonawców w przypadku nieprawidłowości

Wykonawcy, którzy dostrzegą naruszenia podczas przebiegu aukcji elektronicznej, powinni niezwłocznie podjąć kroki prawne, w szczególności złożyć odwołanie do KIO, precyzyjnie wskazując naruszone przepisy oraz konsekwencje dla wyniku postępowania. Skuteczna i terminowa interwencja często decyduje o ochronie interesów wykonawcy.

Podsumowanie

Aukcja elektroniczna jest istotnym elementem procedury przetargowej, stanowiącym efektywne narzędzie umożliwiające poprawę warunków ofert. Jednak skuteczne uczestnictwo wymaga nie tylko sprawnej obsługi systemu, ale również dbałości o prawidłowy przebieg procesu oraz aktywnego korzystania ze środków ochrony prawnej.

W przypadku wątpliwości lub potrzeby wsparcia w zakresie udziału w aukcji oraz zabezpieczenia swojej pozycji w postępowaniu zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią. Doświadczeni prawnicy zapewnią kompleksową obsługę prawną i pomogą skutecznie realizować cele w zamówieniach publicznych.