Odrzucenie oferty w przetargu – najczęstsze powody według PZP

Odrzucenie oferty to formalny krok, w którym zamawiający wyklucza ofertę z dalszej części postępowania przetargowego. Ta decyzja oznacza, że oferta nie będzie brana pod uwagę ani oceniana w konkursie, a wykonawca traci szansę na uzyskanie zamówienia. Może to nastąpić już na etapie wstępnej kwalifikacji wykonawców lub podczas oceny merytorycznej i formalnej ofert.

Decyzja o odrzuceniu oferty w przetargu  następuje natychmiast po stwierdzeniu, że występuje jedna z przesłanek określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych (art. 226 ust. 1 PZP odrzucenie oferty ). Wykonawca zostanie o tym fakcie poinformowany razem z ogłoszeniem o wyborze najkorzystniejszej oferty lub z decyzją o unieważnieniu postępowania. Wyłącznie wtedy zyskuje prawo do złożenia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO).

Powody odrzucenia oferty przetargowej

Przesłanki odrzucenia oferty zostały enumeratywnie określone w art. 226 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, który ma zastosowanie do postępowań zarówno unijnych, jak i krajowych. katalog przesłanek skutkujących odrzuceniem oferty jest zamknięty i nie podlega rozszerzającej interpretacji.

Poniżej najważniejsze z nich wraz z praktycznymi wskazówkami:

Oferta złożona po terminie

Termin składania ofert jest nieprzekraczalny i ściśle określony w dokumentach postępowania. W oferowaniu elektronicznym decydująca jest chwila prawidłowego przesłania pliku oferty do systemu komunikacji elektronicznej, która umożliwia zamawiającemu dostęp po otwarciu ofert. Nawet minimalne opóźnienie skutkuje automatycznym odrzuceniem.

Brak spełnienia warunków udziału lub wymaganych dokumentów

Przesłanka ta obejmuje sytuacje, gdy wykonawca:

• jest wykluczony na podstawie przepisów prawa (np. prawomocny wyrok, zaległości podatkowe lub składkowe),
• nie wypełnia wymogów dotyczących udziału w postępowaniu, lub
• nie złożył w wymaganym terminie wymaganych oświadczeń, środków dowodowych czy dokumentów.

W wielu przypadkach zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia braków, jeśli przepisy to dopuszczają.

• Niezgodność oferty z ustawą lub warunkami zamówienia

Oferta musi odpowiadać wymogom formalnym i merytorycznym ustawy Pzp oraz dokumentacji przetargowej. Niespełnienie tych wymogów, np. złożenie więcej niż jednej oferty czy niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, jest powodem do odrzucenia.

• Wady oferty wynikające z innych przepisów (np. Kodeks cywilny)

Przykładowo, oferta może być odrzucona, jeśli osoba podpisująca ofertę nie ma odpowiednich pełnomocnictw do reprezentowania wykonawcy. Wówczas, po stosownym wezwaniu wykonawcy do uzupełnienia pełnomocnictwa i braku reakcji, oferta musi zostać wykluczona.

• Niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia

Najczęstsza przesłanka merytoryczna – jeśli treść oferty lub parametrów technicznych jasno odbiega od minimalnych wymagań określonych w dokumentacji, oferta zostanie odrzucona.

• Nieprzestrzeganie wymogów dotyczących składania oferty elektronicznie

Zamawiający określa narzędzia i sposoby, w jakie można złożyć ofertę. Naruszenie tych zasad, np. wysłanie oferty za pomocą zwykłego e-maila zamiast odpowiedniej platformy, prowadzi do wykluczenia oferty.

• Oferta złożona przez wykonawcę wykluczonego lub nieuprawnionego

Zwłaszcza w trybach zaproszeniowych i zamkniętych, oferta od wykonawcy niespełniającego wymogów lub niezaproszonego do składania ofert jest odrzucana.

• Rażąco niska cena lub koszt

Jeżeli oferta zawiera cenę, która istotnie odbiega od realiów rynku i budzi uzasadnione wątpliwości zamawiającego, ten może żądać wyjaśnień. Brak uzasadnienia lub odpowiednich dowodów na zasadność ceny powoduje odrzucenie.

• Błędy w obliczeniach ekonomicznych oferty

Niewłaściwe naliczenie ceny, na przykład z powodu błędnej stawki VAT, której nie da się skorygować przez poprawę omyłek, skutkuje wykluczeniem oferty.

• Brak lub niewłaściwe zabezpieczenie wadium

Gdy wymagane jest wadium, zamawiający musi sprawdzić jego wniesienie, formę i termin. Niedopełnienie tych warunków eliminuje ofertę.

• Brak zgody na przedłużenie terminu związania ofertą lub wybór oferty po jego upływie

Nieprzekazanie zamawiającemu pisemnej zgody w tych kwestiach powoduje, że oferta traci ważność i zostaje odrzucona.

• Oferta wariantowa niespełniająca wymagań (jeśli wymagana)

Jeśli dokumenty zamówienia wymuszały złożenie oferty wariantowej, brak lub niespełnienie jej wymagań jest podstawą do odrzucenia.

• Oferta zagrażająca bezpieczeństwu publicznemu lub interesowi państwa

W niektórych przypadkach, jeśli przyjęcie oferty mogłoby spowodować zagrożenie kluczowych wartości państwowych, zamawiający ma obowiązek odrzucić taką ofertę.

• Wykorzystanie urządzeń lub oprogramowania wymienionego na liście rekomendacji dotyczących cyberbezpieczeństwa

Dotyczy to m.in. urządzeń lub oprogramowania, które zgodnie z krajowymi regulacjami są uznane za zagrożenie dla bezpieczeństwa narodowego.

• Nieodbyte wizje lokalne lub sprawdzenie dokumentów, jeśli były one wymagane

Wymaganie to może być wskazane w dokumentacji zamówienia, a niedopełnienie obowiązku spotkania na miejscu skutkuje odrzuceniem oferty.

Dlaczego warto dokładnie przygotować ofertę?

Powyższe przesłanki pokazują, że każde niedopatrzenie w zakresie formalnym, dokumentacyjnym czy merytorycznym może przekreślić szanse na wygraną w postępowaniu. Nawet najmniejsze błędy – np. literówki w danych, brak pieczęci lub podpisu, spóźniona wysyłka czy nieuzasadniona cena – mogą skutkować odrzuceniem. Dlatego warto zadbać o:

• Staranność przy komponowaniu dokumentów, zgodność z wymogami formalnymi i terminami;
• Ścisłe przestrzeganie zasad dotyczących podpisu elektronicznego i sposobu składania ofert;
• Rzetelne i wiarygodne uzasadnienie ceny i kosztów, zwłaszcza gdy cena odbiega od rynku;
• Terminowe i poprawne wniesienie wadium (jeśli wymagane);
• Kompletność i zgodność wymaganych środków dowodowych, oświadczeń i pełnomocnictw;
• Odpowiednią reakcję na wezwania do uzupełnienia lub wyjaśnienia.

Masz pytania dotyczące odrzucenia oferty? Skontaktuj się z naszą kancelarią!

Proces zamówień publicznych bywa skomplikowany i obarczony ryzykiem popełnienia błędów formalnych wymienionych powyżej. Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej w przygotowaniu oferty lub masz wątpliwości dotyczące ewentualnego odrzucenia – zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią prawników specjalizujących się w prawie zamówień publicznych. Pomożemy Ci skutecznie zabezpieczyć Twoje interesy i zminimalizować ryzyko wykluczenia z postępowania.

W sporach przetargowych gwarantujemy pełne wsparcie prawne, od przygotowania dokumentacji, aż po złożenie i reprezentację w ramach odwołanie do KIO.

Lista pytań i odpowiedzi (FAQ)

Co oznacza odrzucenie oferty w postępowaniu przetargowym?

Odrzucenie oferty to formalna decyzja zamawiającego, w wyniku której oferta zostaje wykluczona z dalszego rozpatrywania i oceny, a wykonawca traci szansę na uzyskanie zamówienia.

Na jakim etapie może nastąpić odrzucenie oferty?

Oferta może zostać odrzucona już na etapie wstępnej kwalifikacji wykonawców lub podczas oceny formalnej i merytorycznej ofert.

Jakie przesłanki powodują odrzucenie oferty zgodnie z art. 226 ust. 1 PZP?

Przesłanki są enumeratywnie określone i obejmują m.in. złożenie oferty po terminie, brak wymaganych dokumentów, niezgodność oferty z warunkami zamówienia, rażąco niska cena, brak wadium czy niewłaściwe pełnomocnictwa.

Co się stanie, jeśli oferta zostanie złożona po terminie?

Oferta zostaje automatycznie odrzucona, nawet jeśli spóźnienie jest minimalne, zwłaszcza przy ofertach składanych elektronicznie.

Czy zamawiający zawsze musi wezwać do uzupełnienia braków w ofercie?

 Zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia braków tylko wtedy, gdy przepisy to dopuszczają i jest to możliwe, ale nie zawsze takie wezwanie jest obligatoryjne.

Jakie są konsekwencje złożenia oferty z rażąco niską ceną?

Zamawiający może zażądać wyjaśnień, a ich brak lub niewystarczające uzasadnienie prowadzi do odrzucenia oferty.

Co oznacza brak lub niewłaściwe zabezpieczenie wadium?

Gdy wadium jest wymagane, jego brak, nieterminowe wniesienie lub nieodpowiednia forma skutkuje odrzuceniem oferty.

Jakie zasady dotyczą podpisu i formy składania ofert elektronicznych?

Oferty muszą być złożone zgodnie z wymogami określonymi przez zamawiającego, np. na odpowiedniej platformie; naruszenie tych zasad powoduje odrzucenie oferty.

Czy odrzucenie oferty może dotyczyć wykonawcy wykluczonego z postępowania?

Tak, oferty złożone przez wykonawców wykluczonych, niewykonujących wymogów lub nieuprawnionych są odrzucane.

Dlaczego warto starannie przygotować ofertę?

Nawet drobne błędy formalne, brak podpisu, spóźniona wysyłka czy niewiarygodna cena mogą spowodować odrzucenie, dlatego należy przestrzegać wymogów PZP i dokumentacji postępowania.