Czy zamawiający może poznać ofertę przed jej otwarciem?

Otwarcie ofert w zamówieniach publicznych – bezpieczeństwo procedury i skutki naruszenia

Otwarcie ofert to kluczowy moment w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, którego nadrzędnym celem jest zapewnienie wszystkim uczestnikom równości szans oraz pełnej transparentności procesu wyboru wykonawcy. Zarówno regulacje prawne, jak i doświadczenia praktyczne wskazują jednoznacznie, że należy wyeliminować ryzyko uprzywilejowania wybranego podmiotu poprzez wcześniejszy dostęp do treści ofert.

Zapoznanie z ofertą przetargową- Procedura otwarcia ofert – co mówi prawo?

Otwarcie ofert odbywa się w terminie wskazanym w dokumentach przetargowych. Zgodnie z art. 222 ust. 1 Prawa zamówień publicznych (Pzp), jest to czynność, która powinna nastąpić niezwłocznie po zakończeniu przyjmowania ofert, jednak nie później niż następnego dnia po upływie terminu składania ofert. Tradycyjnie, szczególnie w postępowaniach papierowych, otwarcie organizowano krótko po zamknięciu składania, co miało zapobiegać podejrzeniom o możliwość wcześniejszego zapoznania się z treścią dokumentów oraz umożliwiało wykonawcom osobisty udział w tej ceremonii. Przeniesienie tej czynności do systemów teleinformatycznych, z obowiązkowym szyfrowaniem ofert oraz brakiem jawnej sesji otwarcia, uniemożliwia zamawiającemu wcześniejszy dostęp do informacji w nich zawartych. Zapoznanie z ofertą przetargową, odbywa się automatycznie po zamknięciu składania, a odszyfrowanie treści następuje zgodnie z obowiązującymi procedurami. Takie rozwiązanie chroni przed osobistą ingerencją i wzmacnia równość wobec uczestników postępowania.

Awaria systemu a termin otwarcia ofert

Jeżeli ze względu na awarię systemu teleinformatycznego otwarcie w przewidzianym terminie nie jest możliwe, obowiązek zamawiającego polega na niezwłocznym przeprowadzeniu otwarcia ofert po usunięciu usterki. O wszystkich zmianach terminu zamawiający musi niezwłocznie poinformować, publikując aktualizację na stronie internetowej postępowania. W przypadku poważnych problemów technicznych czynność otwarcia może być przesuwana wielokrotnie, do czasu skutecznego jej przeprowadzenia. Niezrealizowanie tej procedury w przewidzianym terminie może skutkować koniecznością unieważnienia postępowania.

Oferta przed otwarciem przetargu

Obecnie technologia i prawo wykluczają możliwość ujawnienia oferty przetargowej, przez zamawiającego. Dzięki elektronicznemu szyfrowaniu i automatycznemu odczytowi danych, otwarcie ofert następuje zgodnie z harmonogramem, a treść jest ujawniana dopiero po tym fakcie. Bezpieczeństwo tego procesu jest kluczowe dla uniknięcia podejrzeń o naruszenie zasad równej konkurencji i zachowanie osłony poufności ofert.

Przedwczesne otwarcie ofert – naruszenie a skutki prawne

Jak zauważyli eksperci — W. Dzierżanowski, J. Jerzykowski oraz M. Stachowiak — przedwczesne ujawnienie oferty przetargowej stanowi naruszenie prawa, zwłaszcza zasad równego traktowania wykonawców oraz jawności postępowania, jeśli sesja otwarcia nie była publiczna. Niemniej jednak tego rodzaju uchybienie nie powoduje automatycznego unieważnienia postępowania. Zgodnie z art. 93 ust. 1 Pzp oraz art. 146 ust. 1 Pzp, zakres obligatoryjnych przesłanek do unieważnienia jest ściśle określony i nie obejmuje tego typu naruszeń.

Jeżeli wykonawca, którego oferta została przedwcześnie otwarta lub któremu odmówiono otwarcia w właściwym terminie, poniósł szkody, może dochodzić odszkodowania od zamawiającego. Ponadto, w sytuacji gdy doszło do naruszenia integralności oferty i zachodzą okoliczności przewidziane przepisami prawa karnego, odpowiedzialność karną ponoszą osoby za to odpowiedzialne. W skrajnych przypadkach, jeżeli wskutek naruszenia wykonawca utracił możliwość uzyskania zamówienia, możliwe jest również podważanie ważności umowy zawartej z innym wykonawcą na podstawie art. 189 Kodeksu postępowania cywilnego.

Jawność ofert przetargowych 

Bezpośrednio po otwarciu ofert zamawiający ma obowiązek udostępnić na stronie postępowania informacje o wykonawcach, których oferty zostały otwarte, wraz z podaniem cen lub kosztów zawartych w złożonych ofertach. Ponadto, przed otwarciem, zamawiający publikuje wysokość środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia (co może nastąpić także wcześniej, np. przy udostępnianiu specyfikacji warunków zamówienia).

Ogranicza to ryzyko arbitralnych działań i pozwala wszystkim uczestnikom lepiej ocenić sytuację rynkową.

Podsumowanie

Procedura otwarcia ofert jest rygorystycznie uregulowana, by zapewnić uczciwość i przejrzystość przebiegu postępowań zamówień publicznych. Systemy elektroniczne i szyfrowanie gwarantują, że zamawiający nie mają możliwości wcześniejszego poznania treści ofert. Ewentualne naruszenia tej zasady są istotnym uchybieniem, które jednak nie skutkuje automatycznym unieważnieniem całego postępowania. Wykonawcy mogą dochodzić swoich praw, kwestionować ważność zawartych umów, a w przypadku bezprawnych działań zamawiającego – złożyć skuteczne odwołanie do KIO.

Jeśli masz pytania dotyczące prawidłowości otwarcia ofert lub szukasz profesjonalnego wsparcia na każdym etapie procesu zamówień publicznych, zachęcam do kontaktu z naszą kancelarią. Gwarantujemy rzetelną pomoc prawną dostosowaną do specyfiki Twojego przypadku.