Termin związania ofertą – jak radzić sobie z wydłużającymi się procedurami przetargowymi?

Procedury przetargowe często przeciągają się poza ustawowo określone maksymalne limity czasu związania ofertą. Aby uniknąć częstych sytuacji, w których termin związania przestaje obowiązywać, prawo nakłada na zamawiającego obowiązek podjęcia odpowiednich działań. Gdy zachodzi realna obawa, że wybór najkorzystniejszej oferty nie zostanie dokonany przed upływem tego terminu, zamawiający musi poprosić wszystkich wykonawców o zgodę na jego przedłużenie – maksymalnie o 30 dni w postępowaniach krajowych lub do 60 dni w postępowaniach unijnych. Ta możliwość skorzystania z przedłużenia jest jednorazowa. W sytuacjach spornych warto skonsultować się ze specjalistą, aby przygotować odwołanie do KIO. Taka konsultacja może znacząco zwiększyć szanse wykonawcy na utrzymanie oferty w procedurze.

Co istotne, to wykonawcy – a nie zamawiający – muszą wyrazić pisemną zgodę na dalsze związanie ofertą; zamawiający nie może samodzielnie wydłużyć tego terminu. W dobie elektronicznego obiegu dokumentów, oświadczenie wykonawcy powinno zostać złożone w formie elektronicznej, choć nie wymaga podpisu elektronicznego. Jeżeli oferta jest zabezpieczona wadium, konieczne jest przedłużenie ważności wadium lub wniesienie nowego na czas wydłużonego związania ofertą.

Odmowa zgody na przedłużenie terminu powoduje odrzucenie oferty, co wynika z art. 226 ust. 1 pkt 12 Prawa zamówień publicznych. Choć może to budzić kontrowersje, w praktyce nie jest to sankcja dla wykonawcy, lecz raczej sposób na umożliwienie wycofania się z postępowania bez utraty wadium. Odrzucenie oznacza uwolnienie wykonawcy od zobowiązania ofertowego, szczególnie gdy jego szanse na zdobycie zamówienia są niewielkie lub zmieniły się warunki rynkowe.

Zamawiający ma obowiązek wybrać najkorzystniejszą ofertę w czasie obowiązywania związania lub po jego wydłużeniu na opisanych warunkach (art. 252 ust. 1 PrZamPubl). Taki wybór tworzy między stronami stosunek przedkontraktowy, dający prawo domagania się zawarcia umowy (art. 702 § 3 Kodeksu cywilnego).

Co dzieje się po upływie terminu związania ofertą?

Przedłużanie procedury przetargowej może zdarzyć się mimo wszystko. Ustawodawca przewidział w art. 252 ust. 2 i 3 PrZamPubl mechanizmy, które zapobiegają automatycznemu unieważnieniu postępowania po wygaśnięciu terminu związania ofertą. Po jego upływie oferty nie wiążą wykonawców, a zabezpieczenie wadium jest zwracane (art. 98 ust. 1 pkt 1 PrZamPubl). Mimo to zamawiający może kontynuować badanie i ocenę złożonych ofert.

Gdy wskazana zostanie oferta najwyżej oceniona, zamawiający zwraca się do wykonawcy z prośbą o potwierdzenie zgody na wybór jego propozycji. Zgoda ta traktowana jest jak ponowne złożenie oferty, co powoduje, że wybór zamawiającego staje się skuteczny prawnie, a strony mogą dochodzić zawarcia umowy. Jednak należy pamiętać, że po wygaśnięciu oryginalnego terminu związania ofertą wadium jest zwracane i nie zabezpiecza już roszczenia o zawarcie umowy.

Wykonawca nie musi wyrazić takiej zgody, szczególnie gdy minął już długi czas, a warunki rynkowe uległy zmianie, uniemożliwiając wykonanie zamówienia na dawnych warunkach. W takim przypadku jego oferta zostaje odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 13 PrZamPubl, a zamawiający może zaproponować wybór drugiego w kolejności wykonawcy, chyba że wystąpią przesłanki do unieważnienia postępowania. Radca prawny zamówienia publiczne Warszawa może doradzić, jak postępować po upływie terminu związania ofertą. Dzięki temu zarówno wykonawca, jak i zamawiający mają pewność, że dalsze działania są zgodne z prawem. 

Wątpliwości i praktyczne wyzwania

Takie rozwiązanie odbiega od tradycyjnej cywilnej konstrukcji oferty, ale ma na celu zapobieganie kosztownemu unieważnianiu skomplikowanych i długotrwałych postępowań. Jednak pojawiają się pytania: jak długo nowa „ponowiona” oferta wiąże wykonawcę? Czy procedurę proszenia o zgodę można powtarzać wielokrotnie? Z praktycznego punktu widzenia można uznać, że dopóki nie pojawią się podstawy do unieważnienia postępowania, zamawiający może wielokrotnie stosować tę procedurę, jednak może to prowadzić do sporów prawnych i komplikować proces.

Podsumowanie

Ustalanie i ewentualne przedłużanie terminu związania ofertą to jeden z kluczowych elementów postępowania przetargowego. Nowe regulacje pozwalają uniknąć niepotrzebnego unieważniania przetargów w przypadku wydłużających się procedur, jednak wymagają od zamawiającego aktywnej komunikacji z wykonawcami oraz respektowania ich zgody na dalsze związanie ofertą. Zarówno zamawiający, jak i wykonawcy powinni być świadomi prawnych konsekwencji odrzucenia zgody i możliwości ponownego składania ofert, aby lepiej zarządzać ryzykiem i uniknąć nieporozumień.

Nasi doświadczeni prawnicy specjalizują się w prawie zamówień publicznych i pomogą bezpiecznie przeprowadzić Twoją firmę przez zawiłości procedur przetargowych, minimalizując ryzyko formalnych błędów i zwiększając szanse na sukces. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać fachowe wsparcie dostosowane do Twoich potrzeb i chronić swoje interesy w skomplikowanym świecie zamówień publicznych.