Przesłanki zatrzymania wadium przez zamawiającego – wadium przepisy 2026 r.
Wadium w zamówieniach publicznych pełni funkcję gwarancyjną, zabezpieczając interesy zamawiającego przed nierzetelnymi działaniami wykonawców. Jego zatrzymanie jest jedną z najdotkliwszych sankcji, z jaką może spotkać się uczestnik przetargu, wpływając negatywnie na jego sytuację finansową. W 2026 roku przepisy Prawa zamówień publicznych (Pzp) precyzyjnie regulują tę kwestię, a orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) doprecyzowuje ich interpretację. Zrozumienie tych zasad jest kluczowe dla każdego wykonawcy.
Czym jest wadium w systemie zamówień publicznych?
Instytucja wadium, zdefiniowana w art. 70⁴ Kodeksu cywilnego, stanowi zabezpieczenie należytego przebiegu postępowania. Wadium jest określoną sumą pieniężną lub zabezpieczeniem jej zapłaty (np. w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej), której zamawiający może żądać od wykonawców przystępujących do przetargu. Jego głównym celem jest ochrona zamawiającego przed sytuacją, w której wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy.
Wysokość wadium jest limitowana przepisami Pzp i nie może przekraczać 3% wartości zamówienia w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne oraz 1,5% wartości zamówienia w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych.
Zatrzymanie wadium – katalog zamknięty przesłanek
Zatrzymanie wadium jest instrumentem o charakterze sankcyjnym, mającym na celu dyscyplinowanie wykonawców i zapobieganie patologiom, takim jak składanie ofert pozornych czy paraliżowanie postępowań. Przepisy Pzp jasno wskazują, że zamawiający nie ma w tej kwestii dowolności – może (a w niektórych przypadkach musi) zatrzymać wadium wyłącznie w sytuacjach enumeratywnie wymienionych w ustawie.
Przesłanki zatrzymania wadium
Zgodnie z art. 98 ust. 6 Pzp, zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami w trzech przypadkach:
-
Uchylanie się od zawarcia umowy lub wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
Jest to najbardziej oczywista przesłanka. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza:
- odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie,
- nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
zamawiający ma obowiązek zatrzymać wniesione wadium.
-
Niemożność zawarcia umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy
Ta przesłanka dotyczy sytuacji, w której do zawarcia umowy nie dochodzi z innych powodów, które są jednak zawinione przez wykonawcę, którego oferta została wybrana. Mogą to być różnorodne okoliczności, które uniemożliwiają sfinalizowanie kontraktu, a których źródło leży po stronie firmy (np. utrata uprawnień niezbędnych do realizacji zamówienia).
-
Brak współpracy na etapie badania i oceny ofert
Trzecia grupa przesłanek odnosi się do zachowania wykonawcy w toku postępowania i jest w praktyce najbardziej złożona. Zatrzymanie wadium następuje, gdy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy jego oferta nie mogła zostać wybrana jako najkorzystniejsza. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy wykonawca:
- Nie uzupełnił wymaganych dokumentów lub oświadczeń w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego (zgodnie z art. 128 ust. 1 lub art. 107 ust. 2 Pzp). Chodzi tu m.in. o podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe czy oświadczenie JEDZ. Kluczowe jest tu wykazanie, że brak uzupełnienia wynikał z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.
- Nie wyraził zgody na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, która nie powoduje istotnych zmian w jej treści (zgodnie z art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp).
Podsumowanie i rekomendacje dla wykonawców
Zatrzymanie wadium to dotkliwa sankcja, której można uniknąć poprzez staranność i profesjonalne podejście do procedury przetargowej. Kluczowe jest zrozumienie, że przepisy Prawa zamówień publicznych tworzą zamknięty katalog przesłanek, a ich interpretacja, zwłaszcza w orzecznictwie KIO, kładzie nacisk na konieczność wykazania winy po stronie wykonawcy.
Aby zminimalizować ryzyko utraty wadium, wykonawcy powinni:
- Skrupulatnie przygotowywać ofertę i wszystkie wymagane dokumenty.
- Terminowo i rzetelnie odpowiadać na wszelkie wezwania zamawiającego, zwłaszcza te dotyczące uzupełnienia dokumentów lub wyjaśnienia treści oferty.
- Dokładnie analizować warunki umowy i zabezpieczenia należytego wykonania jeszcze przed złożeniem oferty.
Pamiętać należy, że nawet najkorzystniejsza cenowo oferta nie zapewni sukcesu, jeśli błędy formalne na etapie postępowania doprowadzą do uruchomienia procedury zatrzymania wadium.
W przypadku niesłusznej decyzji Zamawiającego o zatrzymaniu wadium, niezbędne może być skuteczne odwołanie do KIO.
