Rażąco niska cena – czy odważna oferta rzeczywiście może zagwarantować wygraną?
W obszarze zamówień publicznych, gdzie presja na redukcję kosztów jest nieustanna, propozycja znacznie niższej ceny niż konkurencji często wydaje się być przepisem na sukces. Jednakże zamiast gratulacji i podpisania umowy, wykonawca może otrzymać wezwanie do wyjaśnienia swojej kalkulacji – moment, który dla wielu jest początkiem wyzwania, by obronić się przed utratą szansy na kontrakt.
Czym jest rażąco niska cena?
Mimo że termin ten nie ma ścisłej definicji w polskim Prawie zamówień publicznych ani w dyrektywach unijnych, został ukształtowany przez praktykę i orzecznictwo, szczególnie Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). Zgodnie z art. 224 ust. 1 Pzp,:
„Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.” Choć nie istnieje sztywna granica procentowa, w praktyce sygnałem alarmowym jest cena niższa o około 30% lub więcej od wartości zamówienia czy średniej pozostałych ofert.
„Cena rażąco niska to taka, która jest nierealistyczna, niewiarygodna w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień i ewentualnie innych ofert złożonych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (…)”. ( Wyrok Izby z dnia 5 marca 2021 r.(KIO 451/21)
Dlaczego badanie rażąco niskiej ceny jest ważne?
Celem tej procedury nie jest eliminacja konkurencji na podstawie niższych cen, lecz ochrona:
- interesu publicznego – gwarancja, że zamówienie zostanie wykonane sumiennie i bez ryzyka finansowego wykonawcy,
- zasad zdrowej konkurencji – zabezpieczenie rynku przed firmami stosującymi nieuczciwe, dumpingowe ceny, które w dłuższej perspektywie szkodzą całej branży.
Procedura wyjaśnień krok po kroku
- Wezwanie do wyjaśnień
Zamawiający ma obowiązek zwrócić się do wykonawcy z prośbą o udzielenie wyjaśnień, jeśli jego cena jest co najmniej o 30% niższa od wartości zamówienia lub średniej pozostałych ofert. Wezwanie może nastąpić także przy mniejszej różnicy, jeśli pojawią się uzasadnione wątpliwości co do realności oferty.
- Obowiązek wykazania realności kalkulacji
Na wykonawcy spoczywa ciężar dowodu – zgodnie z art. 224 ust. 5 Pzp to jego zadaniem jest udowodnienie, że złożona propozycja nie jest rażąco niska. Wyjaśnienia powinny być szczegółowe, oparte na rzetelnych danych:
- szczegółowe kalkulacje kosztów,
- oferty dostawców i podwykonawców,
- umowy i dokumenty potwierdzające dostępne zasoby lub technologie obniżające koszty,
- kompleksowe wyjaśnienie powodów, które uzasadniają taką cenę.
- Decyzja zamawiającego
Po analizie wyjaśnień, zamawiający decyduje, czy oferta jest wiarygodna. Brak przekonujących dowodów skutkuje odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp.
Jak skutecznie przygotować się do obrony rażąco niskiej ceny?
- Proaktywność: warto przygotować już podczas składania oferty jasną i opartą na faktach argumentację ceny,
- Dokumentacja: gromadzenie umów, ofert, analiz i danych potwierdzających kalkulację,
- Transparentność: uczciwe i przejrzyste prezentowanie źródeł oszczędności i mechanizmów kosztowych,
- Wsparcie eksperckie: skorzystanie z doradztwa prawnego lub specjalistycznego może zwiększyć szanse na skuteczną obronę.
Podsumowanie
W obecnym systemie zamówień publicznych nie wystarczy oferować najtańszą cenę – liczy się przede wszystkim jej wiarygodność i zrównoważenie z realiami rynkowymi. Procedura badania rażąco niskiej ceny jest szansą na wykazanie profesjonalizmu i uczciwości, ale wymaga przygotowania i precyzji. Pamiętaj, że nawet atrakcyjna cena nie obroni się bez przekonujących dowodów.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu oferty, analizie kalkulacji czy obronie przed zarzutem rażąco niskiej ceny, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. Nasz zespół zapewni wsparcie na każdym etapie postępowania, pomagając przekształcić wyzwania w sukces, a w przypadku niesłusznego wykluczenia – złożyć skuteczne odwołanie do KIO.
