najczęstsze pytania i odpowiedzi
Michał Szczodry Kancelaria Radcy Prawnego
Najczęstsze pytania i odpowiedzi
dotyczące przetargów i zamówień publicznych:
Wygrałem przetarg, ale konkurent wniósł odwołanie - co zrobić?
Jeżeli konkurent złożył odwołanie na wybór Twojej oferty, możesz przystąpić do postępowania przed KIO po stronie zamawiającego. Masz na to tylko 3 dni od otrzymania kopii odwołania. W przystąpieniu musisz przedstawić cała argumentacje i dowody na to, że wybór Twojej oferty był prawidłowy. Przystąpienie wnosi się do Prezesa KIO i przesyła się zamawiającemu oraz wykonawcy wnoszącemu odwołanie.
Odrzucono moją ofertę w przetargu - co zrobić?
Po otrzymaniu informacji o odrzuceniu oferty trzeba dokładnie przeczytać uzasadnienie zamawiającego i sprawdzić, czy wskazana przyczyna rzeczywiście uzasadniała odrzucenie. Warto od razu zabezpieczyć ofertę, SWZ, wezwania, wyjaśnienia i korespondencję. Na odwołanie do KIO jest 10 dni w przetargu unijnym i 5 dni w przetargu krajowym, jeżeli informację o odrzuceniu przekazano elektronicznie. Terminu nie warto odkładać na później – dalsza korespondencja z zamawiającym go nie zatrzymuje.
Zamawiający wymaga doświadczenia, którego nie mam - czy mogę skorzystać z zasobów innej firmy?
Tak, wykonawca może polegać na doświadczeniu innego podmiotu. Musi jednak wykazać, że będzie miał rzeczywisty dostęp do jego zasobów podczas realizacji zamówienia. Jeżeli warunek dotyczy doświadczenia przy usługach lub robotach budowlanych, zgodnie z art. 118 ust. 2 Pzp podmiot udostępniający zasoby musi wykonać tę część zamówienia, do której wymagane jest jego doświadczenie, czyli wystąpić jako podwykonawca. Nie wystarczy więc samo „użyczenie referencji” na potrzeby przetargu.
Kary umowne w zamówieniach publicznych - kiedy można żądać ich obniżenia?
Naliczona kara nie zawsze oznacza, że wykonawca musi zaakceptować ją w pełnej wysokości. Najpierw trzeba sprawdzić treść umowy, podstawę naliczenia oraz to, czy dane zdarzenie rzeczywiście obciąża wykonawcę. Kodeks cywilny pozwala żądać miarkowania kary umownej, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana. Przy karach za zwłokę trzeba też ustalić, czy do opóźnienia nie przyczynił się sam zamawiający, np. przez błędy w projekcie, opóźnione decyzje lub brak niezbędnych uzgodnień. Zdarza się również, że postanowienia o karach są sformułowane wadliwie, co może dawać podstawę do zakwestionowania samego naliczenia kary.
Do kiedy można zadawać pytania do SWZ?
W przetargu krajowym wniosek o wyjaśnienie SWZ powinien wpłynąć do zamawiającego najpóźniej 4 dni przed terminem składania ofert. W przetargu unijnym co do zasady termin ten wynosi 14 dni (przed terminem składania ofert). Termin liczy się wstecz od dnia składania ofert. Jeżeli wyliczony dzień przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa w następnym dniu roboczym. Pytanie można zadać również później, ale wtedy zamawiający nie ma obowiązku udzielić odpowiedzi.
Czy można uzupełnić brakujący dokument w ofercie?
To zależy od rodzaju dokumentu. Podmiotowe środki dowodowe, dotyczące np. doświadczenia wykonawcy lub braku podstaw wykluczenia, mogą podlegać uzupełnieniu na zasadach określonych w Pzp. Inaczej jest z przedmiotowymi środkami dowodowymi, np. kartami katalogowymi. Można je uzupełnić na podstawie art. 107 ust. 2 Pzp, wyłącznie jeżeli zamawiający przewidział taką możliwość. Uzupełnienie może polegać m.in. na złożeniu brakującego dokumentu, który nie został dołączony do oferty, albo uzupełnieniu niekompletnego dokumentu, np. o brakujące strony, załączniki czy tłumaczenie. Uzupełninie nie może jednak polegać na złożeniu karty katalogowej z innymi parametrami niż wynikały z pierwotnie złożonego dokumentu.
Czy można uzupełnić brakujący dokument w ofercie?Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny - jakie dowody dołączyć?
Samo zapewnienie, że cena została prawidłowo obliczona, zwykle nie wystarczy. Wyjaśnienia powinny pokazywać, z czego wynika cena i dlaczego pozwala wykonać zamówienie zgodnie z SWZ. Pomocne są kalkulacje kosztów, oferty dostawców, umowy i cenniki, dane dotyczące wynagrodzeń, transportu, materiałów czy podwykonawców. Każdy dowód powinien odpowiadać konkretnej pozycji kalkulacji. Wyjaśnienia można zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa, ale samo oznaczenie ich jako „poufne” nie wystarczy. Trzeba wykazać, że zawarte w nich informacje rzeczywiście spełniają przesłanki tajemnicy przedsiębiorstwa.
Czy można zakwestionować unieważnienie przetargu?
Tak. Unieważnienie postępowania jest czynnością zamawiającego i może zostać objęte odwołaniem, jeżeli wykonawca uważa, że nie wystąpiła ustawowa podstawa do jego dokonania. Zamawiający powinien podać uzasadnienie prawne i faktyczne swojej decyzji. W pierwszej kolejności trzeba więc zestawić wskazaną przez niego przesłankę z rzeczywistym przebiegiem postępowania. Sama informacja, że dalsze prowadzenie przetargu jest niecelowe, nie zastępuje podstawy przewidzianej w Pzp. Równie ważne jest pilnowanie terminu na odwołanie.
Wygrałem przetarg, ale nie chcę podpisać umowy - jakie są konsekwencje?
Rezygnacja po wyborze oferty może mieć konkretne skutki. Jeżeli wykonawca odmawia podpisania umowy na warunkach wynikających z oferty, zamawiający może zatrzymać wadium, jeśli zostało wniesione. Podobny problem pojawia się przy niewniesieniu wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy albo gdy zawarcie umowy staje się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Nie każda sytuacja wygląda jednak identycznie. Przed odmową podpisania warto sprawdzić, czy projekt umowy odpowiada SWZ i złożonej ofercie oraz dlaczego zawarcie umowy stało się niemożliwe.
Waloryzacja wynagrodzenia w zamówieniu publicznym - jak przygotować wniosek?
Dobry wniosek o waloryzację zaczyna się od umowy. Trzeba sprawdzić, jaki wskaźnik, próg zmiany kosztów, okres porównawczy i maksymalny poziom waloryzacji przewidział zamawiający. Następnie należy wykazać nie tylko wzrost cen, ale także jego wpływ na koszt wykonania konkretnego kontraktu. Pomocne są faktury, cenniki, dane GUS, kalkulacje kosztów i zestawienia pokazujące zmianę w czasie. Obecnie art. 439 Pzp wymaga klauzul waloryzacyjnych w umowach na roboty budowlane, dostawy lub usługi zawieranych na okres dłuższy niż 6 miesięcy.
Czy zamawiający może poprawić błąd w mojej ofercie?
Tak, ale nie każdy. Zamawiający poprawia oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe oraz niektóre inne omyłki powodujące niezgodność oferty z dokumentami zamówienia, jeżeli poprawienie nie prowadzi do istotnej zmiany treści oferty. Granica jest ważna: wyjaśnienia lub poprawienie błędu nie mogą służyć do stworzenia po terminie nowej oferty. Przykładowo prosty błąd w działaniu matematycznym może zostać poprawiony, ale brak decyzji wykonawcy dotyczącej istotnego elementu świadczenia zwykle nie może zostać za niego uzupełniony.